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Los ciudadanos y entidades que requieren certificar algún documento a ser utilizado en algún país extranjero, deberán utilizar el servicio de apostilla o certificación, según corresponda. El propósito de la apostilla o certificación, emitida por el Departamento de Estado, es autenticar las firmas de funcionarios públicos en documentos que serán usados fuera de Puerto Rico.

Para los países que se han acogido al Convenio de la Haya se emite una apostilla de conformidad con dicho convenio. En el caso de países que no estén acogidos al Convenio de la Haya, en lugar de la apostilla se emite una certificación. Algunos de los documentos que se apostillan o certifican son los siguientes:

Es necesario que se utilice el documento o certificado original. En el caso de las escrituras públicas, deberá presentar la copia certificada debidamente emitida por el notario público con los sellos correspondientes cancelados.

Es necesario que se utilice el documento o certificado original. En el caso de las escrituras públicas, deberá presentar la copia certificada debidamente emitida por el notario público con los sellos correspondientes cancelados

¿Cómo se certifican documentos que serán usados fuera de Puerto Rico?

  • Cada documento a ser certificado necesita un sello de rentas internas de $3.00.
  • Para radicar la certificación visite la División de Certificaciones y Reglamentos, en el primer piso del Edificio Real Intendencia.

¿Cómo se solicita una apostilla o certificación por correo cuando se está fuera de Puerto Rico?

Si está fuera de Puerto Rico y necesitaapostillar o certificar un documento emitido en la Isla y que será utilizado enel extranjero, deberá hacer la solicitud por correo postal. A continuación, los pasos:

Si está fuera de Puerto Rico y necesita apostillar o certificar un documento emitido en la Isla y que será utilizado en el extranjero, deberá hacer la solicitud por correo. A continuación, los pasos:

  • Enviar los documentos originales; el Certificado de Nacimiento tiene que ser del 1ero de julio de 2010 en adelante (el azul).
  • Comprar sello de Rentas Internas por $3.00 con código R5120 por cada documento;
  • Debe comprar el sello a través de la aplicación móvil Colecturía Digital,     buscar la opción del Departamento de Estado y comprar los sellos     necesarios, según los documentos a apostillar.  Compre un sello por cada documento. Una vez reciba el sello por correo electrónico debe imprimirlo e incluirlo con los documentos a apostillar;
  • Enviar carta que indique dónde van a ser utilizados los documentos;
  • Enviar sobre pre dirigido con la dirección exacta donde van a recibir sus     documentos solicitados. Debe validar la cantidad correcta del franqueo, el     Departamento no tramitará ninguna solicitud cuyo franqueo esté incompleto.     Puede validar el costo con el servicio postal;
  • Enviar al;

                                      Departamento de Estado
                                      Oficina de Certificaciones y Reglamentos
                                      Apartado 9023271
                                      San Juan, Puerto Rico 00902
  • Una     vez tenga todos los documentos y el sobre predirigido enviará un correo     electrónico a la siguiente dirección certificaciones@estado.pr.gov; en ese correo debe indicar;
  • En el asunto/subject del Email:  Nombre de la persona del documento a Apostillar, ejemplo: Margarita Rivera.
  • Cuerpo del email:

           Nombre completo de la persona del documento a Apostillar (Este dato es importante para poder identificar los documentos, si el documento no es de usted debe indicar el nombre de la persona a la que pertenecen los documentos.)    
      
        Dos números de teléfonos para contactarlo en caso de alguna duda o pregunta.

           Cualquier otra información que entienda necesaria.

           Si lo desea puede anejar en el email cualquier documento de referencia.
  • Una vez envié ese email recibirá unanotificación de vuelta a su correo electrónico indicando que su correo fuerecibido y que estamos a la espera de los documentos.  Esa notificación tiene un número de solicitudúnico con el que puede dar seguimiento y responder solicitudes de informaciónadicional.  También se le mantendráactualizado del estatus de la solicitud mediante correo electrónico.  DE NO RECIBIR LA NOTIFICACIÓN VÍA CORREOELECTRÓNICO EN UN TIEMPO RAZONABLE, FAVOR VERIFICAR SU SPAM O JUNK EMAIL.
  • Si usted no tiene un correo electrónico para realizar el último paso, su solicitud será recibida y procesada según llegue en el correo postal solo que no tendrá un número de boleto para dar seguimiento a la solicitud.

La autenticación de documentos públicos mediante Apostilla sirve para que un documento nacional sea reconocido en un país extranjero.  Esto según es previsto en el Convenio de la Haya del 5 de octubre de 1961, firmado en La Haya, Países Bajos.  Entró en vigor el 24 de enero de 1965.  La Apostilla solamente tiene validez entre los países firmantes de este tratado.

Actualmente existen 103 miembros del Convenio de la Haya estos son:

Alemania Ecuador Liechtenstein República Checa
Andorra El Salvador Lituania República Dom.
Antigua y Barbuda Eslovenia Luxemburgo República Eslovaca
Argentina España Macao Rumania
Armenia EE.UU. Macedonia Rusia, Federación de Samoa
Australia Estonia Malawi San Cristóbal y Nieves
Austria Fidji Malta San Marino
Axerbaiyán Finlandia Islas Marshall San Vicente y Las Granadinas
Bahamas Francia Isla Mauricio Santa Lucía
Barbados Georgia México Santo Tomé y Principe
Belarus Granada Moldavia Serbia
Bélgica Grecia Mónaco Islas Seychelles
Belice Honduras Mongolia Sudáfrica
Bosnia-Herzegovina Hong Kong Montenegro Suecia
Botswana Hungría Namibia Suiza
Brunei-Darusalan India Nicaragua Suriname
Bulgaria Irlanda Isla Niue Swazilandia
Cabo Verde Islandia Noruega Tonga
Chipre Israel Nueva Zelanda Trinidad y Tobago
Colombia Italia Omán Turquía
Cook, Islas Japón Países Bajos Ucrania
Corea Kazajstán Panamá Uruguay
Costa Rica Kirguistán Perú Uzbekistán
Croacia Lesotho Polonia Vanuatú
Dinamarca Letonia Portugal Venezuela
Dominica Liberia Reino Unido